Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Todo acto se debe regir por unas reglas de protocolo para eventos básicas. Te desvelamos los principales detalles para que seas el anfitrión perfecto.

Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio, existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento (social, empresarial, deportivo…).

Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.
Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento
Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:

  • Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
  • Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semana de adelanto.
    Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento
  • Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.
  • Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.
    Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:

  • Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
  • Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
  • Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

  • Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
    Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
  • Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
  • Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Origen: Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento /ar-hotels.com

Protocolo en las reuniones de negocios. – Protocolo & Etiqueta

 

Las reuniones de negocio y su etiqueta.

Quiero matizar algunas directrices básicas que pueden trazar las pautas a seguir en el comportamiento social de las citas y reuniones de negocios. Lo primero que haré es indicar las cinco partes más importantes de las citas de negocios, y enunciarlas sin pretender que las primeras son más importantes que las subsiguientes.

   – Coordinación y preparación de la cita.

   – Vestimenta.

   – Discurso de la reunión de negocios.

   – Lenguaje corporal.

   – Buenos modales antes, durante y después.

Entremos en materia, como somos latinos nos gusta mucho improvisar y a veces pensamos que eso nos da ventaja (lo cual puede ser cierto en otros escenarios, no en el ambiente de los negocios) por tal razón dejamos las coordinaciones de nuestras citas o reuniones para el último minuto e improvisamos en el mejor de los casos.

Suele verse con mucha frecuencia que agendamos un almuerzo de negocios, en algún restaurante de moda (lo cual no aconsejo, a menos que sea parte de una estrategia) y acordamos encontrarnos en el mismo restaurante sin realizar una reserva, o por lo menos verificar que el lugar este operando y no esté cerrado por algunas de esas cosas del destino o por la operatividad misma del negocio, tales como: luto o algún día off, como suelen muchos restaurantes tener, pero además y a veces peor, encontramos el restaurante abierto con una actividad masiva de alguna empresa lo cual crea un escenario poco favorable para las reuniones, almuerzos y/o cenas de negocios que necesitan discreción y concentración.

En ese mismo orden, veo con mucha preocupación que invitemos a nuestros clientes a almuerzos de negocios en restaurantes que nunca hemos asistido y por tanto desconocemos asuntos básicos del mismo tales como: la agilidad en el servicio, las atenciones, su oferta gastronómica e incluso su “razonabilidad” de precios.

Foto  Executives International  Comida foro internacional de oportunidades de negocio.

Pero bien… supongamos que lo que dije precedentemente es muy obvio, y que el Sr. Abreu está diciendo algo que todo el ejecutivo debe saber, pues qué bueno, entonces simplemente permítanme recordar algunos tips básicos:

Antes de la reunión o cita de negocios:

   – Uno de los aspectos más importante de la reunión es lo que usted planteará en la misma, por tal razón debemos hacer nuestras tareas previas, preparar el discurso, estudiar a nuestro interlocutor, si es extranjero: estudiar un poco sobre su país, como saben las noticias de todos los periódicos del mundo están en el internet, úselo!

   – Vea los diferentes escenarios que pueden surgir en la reunión y prepare su discurso para cada uno, no se enfoque a prepararse para un solo, pues perdería una preciosa oportunidad de entrar al debate de las ideas, donde se saca en muchas ocasiones mucho provecho.

Durante la reunión o cita de negocios:

   – Puntualidad. Debe llegar puntual a las distintas reuniones que pueda tener durante el día, para que su cita principal no sufra desplazamiento de horarios.

   – Su vestimenta debe seguir el correcto protocolo del tipo de reunión, tenga cuidado si va de traje cuando la reunión es una reunión informal, o lo contrario si va vestido informal cuando la reunión amerita el traje o una ropa más formal que casual, igual para las damas.

   – Caminar. Si camina junto a otras personas hay que evaluar el espacio disponible en el pasillo, no se puede ocupar todo el pasillo (aunque luego se haga con demasiada frecuencia). Si camina junto a una persona, la derecha es lugar de preferencia. Si caminan tres personas en paralelo, el del centro es quien cede el paso (en la entrada de una puerta, por ejemplo) primero al de su derecha y luego al de su izquierda.

   – Situación. En una sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de mayor representación. El resto de sitios pueden adjudicarse en función de distintas razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial.

   – Presentaciones. En el caso de las presentaciones, éstas se hacen de la misma manera que en otros ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.

   – La tarjeta debe estar actualizada y en perfectas condiciones, nunca debe darse con tachaduras o con el nombre escrito en bolígrafo.

   – La tarjeta se entrega después de la presentación, después de tomar asiento y antes de empezar a tratar el negocio.

   – Respeto. Los turnos para hablar o preguntar se deben respetar. No se habla todos a la vez. No se grita o vocea. No se dicen palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos o se amenaza físicamente (mucho menos llegar a los empujones o agarrones). Ante todo hay que respetar a los demás y a sus ideas.

   – Bien sentado. Cuando está sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no inclinado o recostado. Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa.

   – Gestos. Cuidado con los gestos como pasarse el dedo por el cuello de la camisa, aflojarse y apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero, clip, etc., puede molestar. Mover papeles constantemente, rascarse, meterse el dedo en la nariz, la oreja… rascarse la cabeza, etc.

   – Tenga mucho cuidado con ser de los que miran a todos los que le pasan por los lados a su mesa, y de los que pierden el hilo de la conversación pensando en otros temas que no son propios de la reunión.

   – Nunca se maquille o se peine en la mesa.

   – No empiece a comer hasta que su anfitrión lo haga o hasta que se lo pidan.

   – No fume durante una comida y si no tiene otra opción, hágalo después que se haya servido el postre, primero pregunte a su compañero o cliente, y claro está al lugar, si es una cita fuera de la oficina ya que en muchos lugares no está permitido fumar.

   – La servilleta se coloca en el regazo, si es pequeña se puede abrir del todo y si es grande se mantiene doblada hacia usted.

   – Cuando termine de comer, coloque la servilleta al lado izquierdo del plato, nunca encima de éste.

   – Nunca trate de enfriar una sopa o bebida caliente soplando encima de ella.

   – Nunca use palillos de dientes en la mesa, las uñas o servilletas para desalojar comida.

   – No se cuelgue la servilleta del cuello. Y si como espaguetis? Procure pedir comidas secas en los almuerzos de negocios: filetes, aves, etc.

   – Cuando haya terminado de comer, no retire su plato ni lo amontone. Coloque su tenedor y cuchillo en la posición del reloj como si fueran las “cuatro y veinte” con el tenedor boca abajo y el cuchillo a su derecha mirando hacia el tenedor.

Tal como les comenté, sería muy extenso plasmar todos los aspectos que deberíamos tomar en cuenta para una cita o reunión de negocios. Solo pretendí dar una visión de algunos de ellos.

Origen: Protocolo en las reuniones de negocios. – Protocolo & Etiqueta

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