Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Todo acto se debe regir por unas reglas de protocolo para eventos básicas. Te desvelamos los principales detalles para que seas el anfitrión perfecto.

Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio, existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento (social, empresarial, deportivo…).

Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.
Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento
Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:

  • Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
  • Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semana de adelanto.
    Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento
  • Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.
  • Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.
    Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:

  • Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
  • Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
  • Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

  • Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
    Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
  • Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
  • Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Origen: Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento /ar-hotels.com

El Vestuario adecuado en cada ocasión

publicado en: Protocolo, Vestir | 0

Este articulo de  protocolo.org Como vestir en cada ocasión nos puede sacar de muchisimos apuros y sin duda puede ser una guia fantastica en cualquier momento.

Según dicen los expertos la primera impresión es la puerta del éxito o al menos la forma de obtener una valoración inicial muy positiva. El vestuario, junto con el aseo personal, son dos características importantes que revelan nuestra buena educación a la hora de presentarnos en un trabajo, en una fiesta o en cualquier otro lugar. Pero,¿sabemos cómo debemos vestir para cada ocasión en particular?

Los tipos de vestuario que podemos establecer, de una forma general son:

1. Vestuario de etiqueta.

Foto  Samson Costume 7- Gentleman Forever – Gieves & Hawkes  Etiqueta masculina

   Es el utilizado en eventos de gala, y otras ocasiones-eventos formales. El vestuario masculino de etiqueta tiene varias posibilidades: el frac, el chaqué y el esmoquin. El vestuario de las señoras es mucho más amplio y menos definido. Vestido largo o traje de noche. Para ampliar información puede consultar nuestro capítulo sobre el vestuario de etiqueta, tanto masculino como femenino.

2. Media etiqueta.

Foto  Buckleigh of London – Daily Mail – Madel Model Scene  Looks de media etiqueta

   Es un término que hace referencia a un tipo de vestuario poco definido y que lo hemos situado entre el vestuario de etiqueta y formal. Aunque es un vestuario formal, no llega a ser de etiqueta. Para los hombres suele ser un traje oscuro, de corte clásico. También puede ser vestir un smoking sin pajarita, o bien con un pañuelo al cuello, o un estilo similar. Para las mujeres dependiendo de la hora del día traje corto o de chaqueta, o bien vestido de cóctel. Hay autores que indican que un vestuario de media etiqueta es aquel que utiliza alguna prenda de etiqueta combinada con otras del vestuario formal.

3. Vestuario formal.

Foto  Zeus Factor – The jewlery hut – Glam Radar  Look vestuario formal

   Hombres traje oscuro. Mujeres vestido corto o de cóctel. Más información en el capítulo sobre el vestuario.

4. Vestuario informal.

Foto  Foto eBay – Stylish Wife – Style Caster – Her Campus  Look vestuario informal

   Existe una amplia gama de posibilidades para ambos sexos, hombres y mujeres. Para los caballeros desde un pantalón de vestir combinado con una camisa y un jersey hasta los vaqueros combinados con una camisa de manga corta o un polo. Para las mujeres hay muchas combinaciones posibles de falda-blusa, pantalón-blusa, trajes de chaqueta, etc. La moda influye mucho en el vestuario, pero de forma mucho más directa en el vestuario femenino.

 El estilo o “look” deportivo se mezcla o mimetiza en bastantes ocasiones con el estilo informal. Como le ocurre a la media etiqueta, hay autores que identifican este estilo cuando se mezcla alguna prenda deportiva con otras de vestir.

¿ En qué ocasiones se viste … de una determinada etiqueta?

   Principalmente cuando así sea requerido en las invitaciones. La etiqueta es obligada cuando se requiere en las invitaciones (aunque haya personas que no la cumplan, como por ejemplo alguno de los líderes sindicales que asistieron a la boda del Príncipe de Asturias y Doña Letizia).

   El vestuario de etiqueta, se utiliza en ocasiones especiales como cenas de gala, espectáculos de gala, bailes de gala, fiestas de etiqueta, ceremonias de etiqueta, etc. y en cualquier otro acto o evento que requiera de una cierta formalidad -por ejemplo, está muy de moda vestir de chaqué en las bodas-.

   El vestuario formal queda reservado para determinadas reuniones de negocios, eventos de tipo social que no sean de etiqueta (una conferencia o presentación de un producto o servicio, asistir a un espectáculo, etc.), ceremonias, algunas entregas de premios, etc.

   El vestuario informal, es el que se suele vestir a diario para el trabajo, dependiendo, claro está, del tipo de trabajo y del cargo. También es el vestuario el utilizado para la vida diaria para ir de compras, para ir a llevar/buscar los niños al colegio, etc. También suele ser el utilizado para los momentos de ocio, tiempo libre y fines de semana.

   Cada tipo de vestuario, de los nombrados con anterioridad, puede llevar una serie de complementos, que ayudan a destacar y realzar la imagen: zapatos, cinturones, bolsos, pañuelos, joyas, etc.

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