Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Todo acto se debe regir por unas reglas de protocolo para eventos básicas. Te desvelamos los principales detalles para que seas el anfitrión perfecto.

Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio, existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento (social, empresarial, deportivo…).

Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.
Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento
Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:

  • Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
  • Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semana de adelanto.
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  • Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.
  • Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.
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Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:

  • Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
  • Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
  • Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

  • Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
    Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
  • Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
  • Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Origen: Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento /ar-hotels.com

En la mesa como se comen los huesos, la salsa y la fruta

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Es muy descortés servir los huesos con la mano, tomándolos como se toma un bastón; es bueno tocarlos lo menos posible

Es muy descortés servir los huesos con la mano, tomándolos como se toma un bastón; es bueno tocarlos lo menos posible; y si es necesario, hay que hacerlo con sólo dos dedos, sosteniéndolos por alguna parte que no pueda dejar grasa.

Es mucho más feo roerlos alrededor con los dientes, teniéndolos con las dos manos, como hacen los perros con sus patas; es también muy grosero chuparlos haciendo ruido, de modo que sea oído por otros. No hay que llevarlos siquiera a la boca; hay que contentarse con sacar poco a poco la carne con el cuchillo, lo más limpiamente posible, y ponerlos luego sobre el plato, sin echarlos nunca al suelo, lo que sería una gran descortesía.

Es muestra de sensualidad, que nunca está permitida, romper los huesos con el cuchillo, o con cualquier otra cosa, golpeándolos sobre la mesa o sobre el plato, o sacudiéndolos para sacarles la médula; hay que sacarla con el tenedor, o con la punta del cuchillo, o con el mango de la cuchara, si se puede hacer fácilmente, si no, no hay que intentarlo siquiera; con todo es mucho mejor, y más educado no tomarse la molestia de sacar la médula de los huesos.

Es mucho mejor no tomar salsa de la fuente, pues esto indica siempre alguna sensualidad en la persona que lo hace; pero cuando se toma, hay que hacerlo con la cuchara, después de limpiarla con la servilleta, y verter enseguida la salsa en el plato.

Es muy descortés poner salsa en todos los trozos de carne en la fuente, a medida que se comen; lo es aún más mojar el pan en la salsa, pero es muy grosero mojar en ella el pan o la carne ya mordidos, después de haber sido metidos en la boca.

En cuanto a las frutas, confituras y otras cosas que se dan en los postres, la educación quiere que se sea muy comedido en tomarlas, y que se coman con moderación. Usarlas de otro modo sería dar a conocer que se tiene afición a esta clase de golosinas.

Es preciso, en particular, que los niños se guarden mucho de hacer signo alguno con los ojos o con los hombros, que indique sus deseos; deben esperar que se las den.

Una cosa que no está nunca permitida, sobre todo estando a la mesa de una persona a la que se debe respeto, es el meterse en el bolsillo, o poner en la servilleta, frutas para guardarlas, como sería, por ejemplo, una manzana, una pera, una naranja, etc.

Tampoco está permitido, estando en un jardín, a menos que pertenezca a un amigo íntimo, tomar flores o frutas, o pedirlas para llevárselas; la buena educación quiere que no se toque nunca nada.

Es descortesía presentar a alguien parte de una fruta o de otra cosa que uno ha empezado ya a comer; también es descortés tragar los huesos de las frutas, o romperlos con los dientes o con cualquier otra cosa, para sacarles la almendra; tampoco está bien escupirlos sobre el plato, o echarlos al suelo o al fuego; sino que se deben tomar con la mano izquierda medio abierta, y ponerlos enseguida discretamente en el plato.

Conservar los Buenos modales en Navidad

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La regla de oro: “los cubiertos se utilizan de fuera hacia adentro, primero los más alejados del plato y así en orden hasta utilizarlos todos”. Por muchos cubiertos que haya a cada lado de su plato -algo muy típico en Navidad es hacer un amplio despliegue de elementos de la cubertería- esta regla es universal.

1. Desdoblar la servilleta.

La servilleta solo la debemos colocar en nuestro regazo cuando se va a empezar a comer. No hay que hacerlo antes, pues no es nada elegante ni correcto, estar con la servilleta en su regazo cuando no hay comida sobre la mesa.

2. Tocar los cubiertos.

Los cubiertos solo se utilizan cuando nos sirvan algo de comida en el plato. Un cubierto es un objeto diseñado para tomar ciertos alimentos, no para jugar, incordiar o utilizarlos para otras funciones distintas a las suyas -hay quien lo utiliza como destornillador, como mondadientes, etc.-.

3. Platillo del pan.

No hay que olvidar que la pieza de pan siempre es la que está en lado izquierdo. No le quitemos el pan a nuestro compañero de mesa que se sienta a nuestra derecha. Hablando del pan, no se corta con el cuchillo. El pan se trocea “pellizcando” ligeramente la pieza de pan.

4. Sopas y cremas.

Una sopa, crema o similar se toma con cuchara, pero no se inclina el plato para acabar su contenido. Hay que recordar que el plato, mejor, no se toca. Otra cuestión importante; si está muy caliente no se sopla para enfriarlo, debemos dejar que enfríe su contenido de forma natural.

5. Compartir.

Salvo en ambientes familiares o de mucha confianza, no se intercambia comida entre los platos, ni tampoco debemos “meter” nuestro cubierto en otro plato que no sea el nuestro.

6. Bebida.

No se deben llenar la copas hasta los bordes -se llenan sobre un tercio de su capacidad cuando es un vino y algo más de la mitad de la copa si es agua o un zumo o refresco para los niños-; tampoco debemos beber el contenido de una copa de un solo trago sino a pequeños sorbos. Si es un brindis y se sirve poca cantidad, si es correcto tomarlo de un solo trago.

7. Levantarse de la mesa.

Ni pequeños ni mayores se deben levantar de la mesa hasta que no haya finalizado el almuerzo o la cena. Solo por alguna razón importante se deben pedir excusas y se solicita el permiso para poderse levantar de la mesa.

8. Servir los alimentos.

Aunque depende de mucho del sitio que haya para poder pasar entre los invitados, por regla general, se sirve por la izquierda y se retira por la derecha. La bebida se sirve por la derecha.

9. Situar a los invitados en la mesa.

En una mesa familiar el criterio de “ordenación” más utilizado es el de la edad. Hay que olvidarse de todo tipo de jerarquías que en casa no son “efectivas”. En una mesa de Navidad en casa un ministro, un gerente de una compañía, un alcalde, una directora general, etc. son simplemente Carlos, Francisco, Jesús, Patricia… No hay una precedencia “oficial” sino familiar.

10. Ritmo.

Estos días de fiesta en la mesa es muy habitual intercambiar todo tipo de anécdotas, experiencias y vivencias con personas que no se ven durante el resto del año. Esto no debe alterar el ritmo de la comida. Si hay muchas “historias” que contar se pueden dejar para la sobremesa.

11. Ayudar.

Si la reunión convoca a muchos familiares y amigos, siempre habrá un “alma caritativa” que se ofrezca a los anfitriones para echarles una mano. Hay que dejarse de tópicos y machismos y no dejar todo el trabajo a las mujeres de la casa. Incluso, sería un bonito detalle darles un descanso y que los hombres de la casa se ocupasen de todo, o de casi todo.

12. Brindis.

Es posible hacer uno o varios brindis, dependiendo de la costumbre de cada familia, tanto al principio como al final e, incluso, a lo largo de toda la comida. Tampoco hay que ser demasiado pesado y proponer muchos brindis. Cuidado con los motivos del brindis, no vayan a ser ofensivos o molestos para algunos comensales.

13. Temas de conversación.

Confianza, familiaridad… no son sinónimos de todo vale. Es un día para disfrutar y no para polemizar -además el alcohol puede ser un aliado estupendo para perder los nervios-. Además de los temas típicos que pueden causar desavenencias como algunos deportes, la política, la religión… tampoco deben salir a “escena” temas familiares como herencias, cuidado de los mayores, favores denegados, etc.

14. Niños.

Si hay niños pequeños, mejor, al lado de sus padres -aunque haya que variar el orden de situación de los invitados en la mesa-. Es la mejor forma de “controlarlos” y de atender cualquier necesidad que tengan -cortarles un trozo de carne, darles algo a la boca, evitar que se levanten de la mesa, etc.-.

14. Regalos.

Si hay regalos mejor al terminar de comer. Es un auténtico caos dejar, aunque sea por evitar que den la lata los más pequeños, dejar abrir los regalos antes de la comida -bien sea un almuerzo de Navidad o una cena de Nochebuena-.

15. Fin de la comida.

Tanto el inicio de una comida como el final lo marcan los anfitriones o los que hacen sus veces. Es decir, hasta que no comienzan a comer los anfitriones o los mayores de la casa que presiden la mesa, por ejemplo los abuelos, no se empieza a comer. Lo mismo al terminar de comer. Si alguien quiere levantarse de la mesa, antes debe pedir el correspondiente permiso.

Esta no es una lista exhaustiva y seguro que a usted se le ocurren otras cuantas cosas que deberíamos tener en cuenta todo el mundo en una mesa de Navidad. Como decimos siempre, con un poco de prudencia y de sentido común todo irá sobre ruedas. Lo importante es disfrutar de unas fechas entrañables y en buena compañía.

Tomar café con nuestros invitados

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Después de una agradable comida -almuerzo o cena- resulta muy reconfortante tomar un buen café en compañía de nuestros invitados y hacer una sobremesa amena y divertida. Veamos algunas sugerencias para ofrecer y servir un café de forma correcta:

1. Lo primero que debemos hacer es preguntar a los invitados si quieren tomar un café y cómo lo quieren -solo, cortado, manchado, con leche, etc.-. Es importante saber la cantidad de café que hay que preparar para que siempre se haga en el momento lo necesario.

2. El café lo podemos servir en la mesa donde ha tenido lugar la comida, en el salón, en la terraza o en lugar que indiquen los anfitriones. Es adecuado acompañar el café con algún tipo de “picoteo” dulce, como bombones, pastitas, bocaditos, pastelitos, etc.

3. Aunque se diga la “hora del café” también se pueden ofrecer infusiones como té, manzanilla, poleo, etc. Incluso, también podemos ofrecer un “chupito” o trago corto de algún licor.

4. El café y las infusiones hay que llevarlas a la mesa en una bandeja con el resto de complementos necesarios como cucharillas, leche caliente y fría, azucarero, edulcorante -para los que no toman azúcar-, café descafeinado, etc.

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5. El café lo pueden servir los anfitriones, por el lado derecho del invitado, o bien se puede dejar que cada invitado se sirva su propio café. Si el café es hecho de máquina, ahora están muy de moda las máquinas de cápsulas. Aunque sea muy sencillo utilizar estas cápsulas, es mejor que el café lo preparen y lo sirvan los anfitriones.

6. Si el café lo sirven los anfitriones, la taza en la mesa. Tenemos la costumbre de levantar la taza para facilitar la labor de servicio, pero estamos equivocados. No se facilita el servicio sino que lo complicamos más.

7. El café siempre debe estar recién hecho y caliente. Si está muy caliente hay que esperar un poco a que enfríe, pero no se debe soplar. Si ha sobrado café es mejor hacer uno nuevo que recalentar el café que ha sobrado.

8. Una vez que hemos echado el azúcar, el edulcorante, etc., hay que revolver con cuidado para no hacer mucho ruido con la cucharilla. No es correcto pasarse mucho tiempo dando vueltas sin parar con la cucharilla de forma repetitiva haciendo ese molesto ruido de tintineo.

9. Cuando vamos a dar un sorbo de café -o una infusión-, hay que sacar la cucharilla del interior de la taza. No se bebe con la cucharilla en su interior.

10. Si algún invitado quiere otro café, mejor que servirlo en la misma taza, es cambiársela por otra. En ambientes de mucha confianza es posible utilizar el mismo “servicio”.

11. Las pastas, pastelillos, bombones, etc., no se deben mojar en el café. Hay que tomarlos con la mano, salvo que sea un pedazo de tarta, bizcocho, torta, etc., muy grande que no se pueda tomar de un solo bocado.

Normas del buen Invitado

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1. Puntualidad.

Hay muchos mitos y leyendas sobre la puntualidad cuando se asiste a una fiesta, evento o celebración. La puntualidad es un gesto de cortesía y buena educación que un invitado debe tener con los anfitriones y con los demás invitados. Llegar tarde puede suponer una molestia tanto para los anfitriones como para los demás invitados. Tampoco es correcto llegar antes de la hora fijada. Los anfitriones siempre conceden un tiempo de cortesía a los invitados más “tardones”.

2. Vestuario.

Como suele ser habitual, en la mayoría de las invitaciones a eventos o celebraciones comunes, no se suele indicar el tipo de vestuario a lucir. En estos casos, hay que vestir de forma adecuada al evento, la hora del mismo y el tipo de celebración o fiesta a la que acuda. No hay que tratar de destacar, ni tampoco de pasar demasiado despercibido. Todo en su justa medida.

3. Regalos.

Cuando hablamos de fiestas y celebraciones particulares es habitual llevar un detalle a los anfitriones -también es muy agradecido acordarse de los más pequeños de la casa, si lo hay-. No hay que tener un detalle desproporcionado o poco adecuado. Simplemente es demostrar el agradecimiento por la invitación, no hay nada más que demostrar. El obsequio debe entregarse en el mismo momento en que les reciben los anfitriones. No hay que presumir ni contar a los demás invitados lo que se ha regalado a los anfitriones.

4. Saludos y presentaciones.

Aunque, en la mayoría de los casos, los anfitriones son los encargados de hacer estas presentaciones, poner en contacto a los invitados entre si y abrir o participar en las conversaciones. Un buen invitado debe ayudar a “hacer fácil” esta tarea, colaborando con él. Puede hacer algunas presentaciones de amigos o personas conocidas comunes; puede recibir o atender a algunos invitados si se lo piden, etc. Un buen invitado debe estar dispuesto a colaborar. La forma de hacer las presentaciones la puede encontrar en este artículo del portal -el más joven se presenta a la persona de más edad, el hombre se presenta a la mujer y el de menor jerarquía-rango es presentado al de mayor jerarquía-rango-.

5. Comportamiento general.

Un invitado educado debe ser moderado a la hora de hablar, de beber, de comer, de opinar… la prudencia debe ser la regla a seguir como norma de comportamiento. Si a esta importante norma le suma un poco de sentido común y amabilidad, será un invitado ejemplar. Agradezca cualquier detalle, pida disculpas por cualquier error o “accidente-incidente” que tenga, por pequeño que sea.

6. Despedida.

No es correcto “irse a la francesa”. O lo que es lo mismo, marcharse sin despedirse. Si la fiesta es multitudinaria, al menos despídase de los anfitriones. Si son pocos los invitados, hay que ser educados y despedirse de todos los invitados. La despedida debe ser breve. No sea de los invitados que siempre se “está marchando”, pero no termina de irse. Ni tampoco, de los que entretienen a los anfitriones a la puerta de casa durante mucho tiempo. Es un detalle de cortesía agradecer a los anfitriones la invitación y las atenciones recibidas a la hora de despedirse. Esto no excluye dar las gracias posteriormente de forma verbal, o enviando unas flores.

Pautas correctas para sentarse a la mesa

A la mesa hay que sentarse de una forma adecuada a los usos y costumbres del lugar donde nos encontremos. Estas son algunas de las reglas o normas que deberíamos tener en cuenta:

1. A la mesa debemos sentarnos bien vestidos y bien aseados. No es correcto sentarse en pijama, con el torso desnudo, etc. o mal aseado -despeinado, con la cara o las manos sucias, etc.-.

2. En la silla nos sentamos no nos dejamos caer. Hay que mover la silla ligeramente -para alejarla de la mesa- y sentarnos de forma adecuada.

3. En la silla hay que estar erguidos, sin estar tiesos, con las piernas juntas y las manos y antebrazos sobre la mesa.

4. No es correcto pasar los brazos por detrás de nuestra silla o balancearnos en ella. Es un comportamiento poco correcto.

5. Si tenemos una señora o una persona mayor a nuestro lado, debemos tener el detalle de cortesía de ayudarla a sentarse moviendo ligeramente la silla para facilitar que se siente esta persona.

6. No es correcto estirarse en la mesa, aunque estemos cansados, ni echar la silla hacia atrás para estirar las piernas o para hacer algún tipo de gesto que pueda molestar o incomodar al resto de comensales.

7. No es correcto sentarse antes de que lo hagan los anfitriones y/o los invitados de mayor relevancia.

8. Los sitios de honor de la mesa son la derecha de los anfitriones. La señora de mayor relevancia se sitúa a la derecha del anfitrión y el señor de mayor relevancia se coloca a la derecha de la anfitriona.

9. Sentados en nuestro sitio debemos mantener los brazos pegados a nuestro cuerpo para no molestar a los comensales que están junto a nosotros.

Recepción de los invitados en casa

Las reuniones familiares y sociales en Navidad son muy habituales, sobre todo cuando se celebran fechas tan señaladas como la Nochebuena, Navidad, Año Nuevo, o día de Reyes. Los anfitriones hacen todos los preparativos necesarios para agasajar a sus invitados, aunque en ocasiones se olvidan de algo tan fundamental como la relaciones entre los invitados.

Los anfitriones deben recibir a sus invitados, aunque por ser familiares y haya mucha confianza, en muchos casos, se hace caso omiso a esta recomendación. No es correcto. No puede dejar que sus invitados pululen por la casa sin ser saludados ni presentados. Lo correcto es saludarles al llegar y presentarles a las personas que ya se encuentran en su casa, aunque la mayoría sean familia y ya se conozcan con anterioridad.

No es nada extraño que un sobrino no conozca -o no se acuerde- de ese tío o ese primo que vive en otra ciudad o en otro país. Sea cual sea el motivo, es mejor hacer un presentación aunque solo sea por cortesía.

Una vez que los anfitriones les han “conectado” no deben dejar solos a sus invitados, aunque haya mucha confianza. Al menos uno de los anfitriones debe estar al lado de los invitados para acompañarles y atender cualquier petición de sus invitados.

Si el anfitrión ve que hay poca conversación, demasiado silencio, puede proponer algún tema -cuidado con el tema que elige- que sea del agrado general y que anime a participar a los invitados. Ofrecer un aperitivo, como hemos comentado en otro artículo de este portal, puede ser una buena iniciativa para fomentar estas relaciones entre los invitados.

A la hora de irse, hay que actuar de la misma forma que a la hora de recibir a los invitados, hay que despedirse de ellos con un saludo. No está de más preguntar si la velada ha sido de su agrado, así como agradecerles su visita y su compañía.

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